Je hebt als architect de uitdaging om complexe, inhoudelijke vraagstukken eenvoudig over te brengen. Grootste valkuil hierbij is dat we ons publiek overladen met onnodige details. We weten veel over een onderwerp en deze details willen we graag overbrengen. Dit moeten we voorkomen.
Bij het maken van een presentatie hanteer ik een eenvoudig stappenplan om mijn boodschap te structureren en goed aan te laten sluiten bij mijn publiek. Dit dwingt mij om niet in de valkuil van “content dumping” te trappen. Ik doorloop hierbij 6 stappen:
1. Bepalen van je doelgroep en hun belang
Het is van essentieel belang dat je de doelgroep aan wie je presenteert goed in beeld hebt, zodat je hier je communicatie op aan kunt passen. Maak geen complexe, technische presentaties voor een directie. Zorg dat je voldoende detail overbrengt op het engineering team. Betekent dit dat je dezelfde boodschap in meerdere vormen moet maken? Dat kost zo veel tijd. Ja, dat klopt, maar het is wel nodig! Zo vaak als nodig is om jouw boodschap over te brengen op de verschillende doelgroepen in jouw organisatie.
2. Bepaal je “key message” en de reden van je presentatie
Hier gaat het vaak mis. Ik zie architecten presentaties geven over de mooiste oplossingen, waarbij het volstrekt onduidelijk is wat de hoofdboodschap is en waarom ze de presentatie komen geven. Bepaal daarom bij de start de “key message” van jouw presentatie en vat deze in 1 zin samen. Bijvoorbeeld “om de beste dienstverlening aan onze klanten te bieden is een investering in een nieuw data platform nodig”.
Bepaal ook waarom je de presentatie komt geven:
- Wil je je publiek inspireren?
- Kom je uitsluitend een toelichting geven of kennis delen?
- Vraag je om een besluit?
3. Bepaal je verhaalvorm
Ga je een inspirerend verhaal vertellen of geef je een presentatie met uitleg en onderbouwing, die ook vaak als naslagwerk gelezen dient te worden? Te vaak wordt deze laatste vorm met veel tekst en details gebruikt, terwijl er een inspirerend verhaal verteld moet worden. Andersom gebeurt minder bij architecten. De verhaalvorm bepaalt de diepgang en de presentatietechnieken die je gebruikt. Een eenvoudige redenering die ik gebruik:
- Vertellen: beeldend, weinig teksten, techniek story telling.
- Naslagwerk: nog steeds veel beelden, meer ruimte voor uitleg, maar altijd op basis van de Piramid principle techniek.
In praktijk is het vaak een combinatie van beiden, omdat je ook in een meer gedetailleerde presentatie meer emotie op wil roepen en niet alleen maar droge kost wilt serveren.
4. Begin met het eindproduct voor ogen, sluit je visualisaties aan bij je hoofdboodschap
Maak direct bij de start je skelet voor je presentatie. Dit dwingt je om direct vanaf het begin in een structuur te werken en je te beperken tot de essentie. Als ik een presentatie maak, begin ik met de key message van mijn verhaal en vervolgens maak ik de verhaallijn door op elke slide de hoofdboodschap te vermelden. Daarna bepaal ik welke visualisaties en details ik op de slide wil vermelden die mijn hoofdboodschap ondersteunen. Mijn visualisaties zijn dus ondersteunend aan mijn hoofdboodschap en niet andersom.
5. Begin met “WHY”
Begin je verhaal niet met het uitleggen van een oplossing, maar begin met de WHY. Waarom is jouw oplossing nodig? Welk probleem los je op? Waarom voldoen de huidige voorzieningen niet? De “Start with WHY” van Simon Sinek is een handig hulpmiddel hierbij: Why – How – What:
- Why: we willen een 9+ klantbeleving met de beste dienstverlening voor onze klanten.
- How: dit doen we door ons dienstenaanbod op maat voor de klant samen te stellen.
- What: hiervoor moeten we de klantkennis opbouwen. Met onze huidige datavoorzieningen is dit niet mogelijk. We moeten daarom investeren in een nieuw dataplatform.
Het bedenken van een goede WHY kan tot stevige discussies met je team leiden. Is de WHY eigenlijk niet de HOW? En is de HOW niet de WHAT? Deze discussies maken je verhaal alleen maar scherper.
6. Schrap: less is more
Welke presentatievorm je ook gebruikt, ervaring leert dat we altijd te veel details opnemen. Daarom: schrap, gebruik veel visualisaties en beperk het aantal woorden. Dus als je presentatie helemaal klaar is, ga er dan nog eens doorheen en bepaal wat je alsnog kunt schrappen.
Veel plezier en succes bij het maken van jouw architectuurverhaal!